會展項(xiàng)目執(zhí)行過程中需要完成哪些工作任務(wù)

　　會展項(xiàng)目管理是項(xiàng)目管理者根據(jù)會展項(xiàng)目運(yùn)營客觀規(guī)律的要求，運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)、理論和方法，對執(zhí)行中的會展項(xiàng)目發(fā)展周期中的各階段工作進(jìn)行組織、計(jì)劃、控制、溝通和激勵，以實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)的各項(xiàng)活動的總稱。一般包括會展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組織、成本控制、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、合同控制、風(fēng)險(xiǎn)管理等六項(xiàng)任務(wù)?！　鬼?xiàng)目管理的過程：　　

1、會展項(xiàng)目啟動階段：確認(rèn)一個項(xiàng)目或者一個階段應(yīng)當(dāng)開始并付諸行動?！　?/p>

2、會展項(xiàng)目規(guī)劃階段：為實(shí)現(xiàn)啟動過程提出目標(biāo)而制定計(jì)劃。　　

3、會展項(xiàng)目執(zhí)行階段：為計(jì)劃的實(shí)施所需執(zhí)行各項(xiàng)工作，包括對人員和其他資源進(jìn)行組織和協(xié)調(diào)?！　?/p>

4、會展項(xiàng)目控制階段：監(jiān)控，測量項(xiàng)目的進(jìn)程，并在必要的時候采取糾正措施，以確保啟動階段時提出的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。　　

5、會展項(xiàng)目結(jié)束階段：通過對項(xiàng)目或者項(xiàng)目階段成果的正式接受，以使從啟動階段開始的這一周期有條不紊的結(jié)束。

會展執(zhí)行的工作內(nèi)容

會展公司分為兩大類，一種是承辦方，一種是第三方。

承辦方就是一個執(zhí)行公司，甲方提出要辦一個展會，承辦方就要把這個展會做起來，包括招商、找場地、推廣以及對參展商的工作對接，展會的開幕式、新聞發(fā)布會的策劃，整個公司就是圍繞這個展會來進(jìn)行運(yùn)營。

而第三方，就是小型的會展公司，這種公司承接會展服務(wù)、展臺搭建/布置、展板設(shè)計(jì)、活動策劃、展會物料租賃等，一般只針對其中某一個項(xiàng)目來做。比如說，我參展需要一個桁架，那我就找第三方來租，我需要展板背景的設(shè)計(jì)，那我也可以找第三方只做設(shè)計(jì)。

會展項(xiàng)目進(jìn)度管理是對會展項(xiàng)目進(jìn)行的

經(jīng)營是企業(yè)以市場為對象，以商品生產(chǎn)和商品交換為手段，開展銷售與技術(shù)服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)預(yù)定目標(biāo)的一系列有組織有計(jì)劃的經(jīng)濟(jì)活動。會展場館通常是從事會展經(jīng)營的服務(wù)性企業(yè)，同樣要以市場的需求為依據(jù)，以場館建筑、設(shè)備和會展專業(yè)技術(shù)力量為基本手段，開展多功能服務(wù)的會展經(jīng)營活動，提高會議展覽的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，向全社會提供更多更好的服務(wù)。本章著重介紹會展場館的經(jīng)營目標(biāo)與市場定位、計(jì)劃管理、經(jīng)濟(jì)效益的分析與評估、主要經(jīng)營項(xiàng)目的運(yùn)作流程。

【關(guān)鍵詞匯】

經(jīng)營目標(biāo)　計(jì)劃　指標(biāo)　流程

3.1　會展場館的經(jīng)營目標(biāo)與市場定位

3.1.1　會展場館經(jīng)營觀念與目標(biāo)

會展場館開展經(jīng)營活動的基本觀念，是以最佳的多功能服務(wù)，滿足人民群眾物質(zhì)與文化生活的需求，為社會主義兩個文明建設(shè)做出貢獻(xiàn)，以搞好展覽服務(wù)為目標(biāo)，以提高服務(wù)質(zhì)量求生存，以完善服務(wù)設(shè)施、開拓服務(wù)領(lǐng)域求發(fā)展，以合理的成本求效益。需要強(qiáng)調(diào)的有以下四點(diǎn)：

①市場觀念：場館要在充分了解市場動態(tài)和觀眾需求的基礎(chǔ)上，有針對性地、有目的地提供會展服務(wù)。這就要加強(qiáng)對市場、對參展參會者和廣大觀眾的調(diào)查研究，及時掌握市場信息和市場動態(tài)，使會展服務(wù)與社會需求緊密結(jié)合起來。

②競爭意識：經(jīng)營就是市場競爭。開展會展經(jīng)營活動，必須引入競爭機(jī)制，在競爭中發(fā)揮自己的優(yōu)勢，揚(yáng)長避短，改革創(chuàng)新，使會展場館對參展參會者和觀眾更具有吸引力。

③開發(fā)觀念：為了有效地開展競爭，就要不斷地開發(fā)會議展覽業(yè)務(wù)，開拓市場，擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域。要開展關(guān)于新技術(shù)、新設(shè)備、新材料、新工藝、新方法的開發(fā)性研究，努力實(shí)現(xiàn)會展業(yè)的現(xiàn)代化。充分開發(fā)利用好會展場館現(xiàn)有的各種資源，做到人盡其才，物盡其用，挖掘和發(fā)揮場館的潛力。

④效益觀念：會展經(jīng)營和其他經(jīng)營一樣，直接目的就是獲得效益。其不同點(diǎn)在于會展經(jīng)營更強(qiáng)調(diào)在社會效益基礎(chǔ)上的經(jīng)濟(jì)效益，追求社會效益與經(jīng)濟(jì)效益的統(tǒng)一。要想方設(shè)法，以合理的成本和較少的投入，提供最佳的服務(wù)，來獲取較好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

會展場館經(jīng)營的目標(biāo)是其經(jīng)營觀念的具體體現(xiàn)。其總目標(biāo)是為促進(jìn)與發(fā)展市場經(jīng)濟(jì)和提高人民群眾的物質(zhì)與文化生活水平服務(wù)。在這個總的目標(biāo)下，會展場館根據(jù)自身?xiàng)l件和外部環(huán)境，確定本館在一定時期內(nèi)經(jīng)營活動的發(fā)展方向和奮斗目標(biāo)。經(jīng)營目標(biāo)包括對國家和社會的貢獻(xiàn)目標(biāo)、展覽市場占有目標(biāo)、場館發(fā)展目標(biāo)和效益目標(biāo)四個方面。

3.1.2　會展場館的市場定位

會展場館要實(shí)現(xiàn)相對的分工，特別是在國內(nèi)的大城市中，會展場館的數(shù)量正與日俱增，會展場館在發(fā)展中如果沒有明確的市場定位，很難在市場競爭中獲勝。

1）按照規(guī)模予以市場分類

按照會展的規(guī)模來進(jìn)行經(jīng)營定位分工是較為可行的方式，因?yàn)闀箞鲳^的規(guī)模就決定了舉辦會展活動的規(guī)模大小。會展場館在經(jīng)營時按照自身的規(guī)模確定發(fā)展戰(zhàn)略，這與會展場館硬件本身有直接聯(lián)系，因此操作起來同樣有效。

2）按照行業(yè)予以市場分類

按照行業(yè)領(lǐng)域來劃分會展場館的目標(biāo)市場也是較為常見的方式，但是由于會展場館在大體功能上較為相似，因此，一般具有一定規(guī)模和設(shè)施的會展場館對不同行業(yè)均具有一定的普適性。因此，按照行業(yè)予以市場分類，不能實(shí)現(xiàn)理想的市場劃分，有時還會引起更為激烈的市場競爭。

3）按照辦展形式予以分類

辦展的形式是參展商和觀展者較為注重的方面。辦展形式對于會展場館來講，主要有兩種：一種是引進(jìn)展；一種是自辦展。目前大多數(shù)展覽場館都在先經(jīng)營引進(jìn)展覽項(xiàng)目積累經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，再開拓自辦展業(yè)務(wù)，以提高展館經(jīng)營利潤率。

對于會展場館，尤其是中小型會展場館在建設(shè)時可以預(yù)先實(shí)行特色化設(shè)計(jì)，通過與眾不同的場館設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)某種特殊的辦展形式，從而獲得特定的市場群體的關(guān)注。

4）按地區(qū)的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)和基礎(chǔ)定位

會展場館所在地區(qū)的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)對場館的市場定位起到相當(dāng)重要的作用。以下以長春市的會展業(yè)和廈門市的“石材展”為例。

長春國際展覽中心和長春國際會展中心是長春市的主要會展場館，其市場定位緊扣該市的產(chǎn)業(yè)基礎(chǔ)，全市先后成功舉辦了“汽博會”“農(nóng)博會”“教育展”“雕塑展”“民博會”等大型品牌展會以及“電影節(jié)”“冰雪旅游節(jié)”等著名節(jié)慶活動。綜合起來看，近年來長春市會展經(jīng)濟(jì)的發(fā)展可以概括為：品牌展會初見端倪，展會特色更加突出，國際化份額明顯增加，市場化步伐進(jìn)一步加快等特點(diǎn)。不斷自我提升，并為會展業(yè)的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

廈門與國內(nèi)最大的石材加工基地接壤，擁有超過1 200家石材進(jìn)出口企業(yè)，掌控著該市以及周邊10 000多家石材加工廠資源，有4個大型荒料集散地和銷售市場，集中了世界各地的各類優(yōu)質(zhì)石材。石材貿(mào)易量占全國60%以上，占全球比重約達(dá)15%，石材產(chǎn)業(yè)和港口優(yōu)勢，促使廈門日益成為國際石材產(chǎn)業(yè)貿(mào)易中心。憑借得天獨(dú)厚的產(chǎn)業(yè)優(yōu)勢，“中國廈門國際石材展”自2001年創(chuàng)辦以來，秉持以“出口為導(dǎo)向，進(jìn)出口貿(mào)易與國內(nèi)訂貨相結(jié)合”的辦展方針，突出國際化、專業(yè)化、市場化特點(diǎn)，經(jīng)過十幾年的歷練與培植，已成為石材業(yè)界家喻戶曉的品牌。

2013年3月6—9日，“第十三屆中國廈門國際石材展”展覽面積已達(dá)160 000 m2，設(shè)置國際標(biāo)準(zhǔn)展位8 250個，有來自全球54個國家和地區(qū)的近2 000家企業(yè)，成為全球最大規(guī)模的石材行業(yè)專業(yè)展覽會。

總之，會展場館無論采取何種經(jīng)營定位的方法，都應(yīng)作為會展場館建設(shè)設(shè)計(jì)的有機(jī)組成部分，將市場經(jīng)營定位作為其發(fā)展的戰(zhàn)略核心，并從場館設(shè)計(jì)、建造、管理等方面緊緊圍繞該經(jīng)營方向，實(shí)現(xiàn)最終的戰(zhàn)略目標(biāo)。

3.1.3　會展場館的目標(biāo)管理

目標(biāo)管理是以目標(biāo)為激勵手段進(jìn)行民主管理的一種形式，屬于向?qū)偷募罘椒āＦ浠舅枷胧鞘紫却_立會展場館辦會、辦展工作和會議展覽經(jīng)營的總目標(biāo)；然后各個部門及其工作人員根據(jù)總目標(biāo)的要求，設(shè)定自己的分目標(biāo)，并呈報(bào)上級認(rèn)可，形成一個“目標(biāo)鏈”，進(jìn)而依據(jù)各自的目標(biāo)制定工作方針和工作進(jìn)度；最后，以目標(biāo)達(dá)成度作為考核每一個部門和個人的工作績效的唯一標(biāo)準(zhǔn)。

目標(biāo)管理的特征是：

①鼓勵職工積極參與全館總目標(biāo)的制訂。

②強(qiáng)調(diào)總目標(biāo)與部門目標(biāo)及個人目標(biāo)的有機(jī)結(jié)合，使職工對目標(biāo)產(chǎn)生高度的認(rèn)同感，以及實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的責(zé)任感。

③提倡以目標(biāo)作為自我控制、自我管理的手段，促使職工在目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的過程中，得到自我滿足和自我發(fā)展。

我國會展場館的目標(biāo)管理，是圍繞保障會議展覽經(jīng)營活動進(jìn)行的，并按質(zhì)、按量、按時地完成會議展覽籌備和展出任務(wù)。每一場會議或展覽就是一個總目標(biāo)，安排場地、工作進(jìn)程、場館保潔、展覽設(shè)計(jì)、會場氣氛、制作布置、展臺搭建、設(shè)備器材、組織觀眾、財(cái)務(wù)收支等，都是部門目標(biāo)和班組目標(biāo)或個人目標(biāo)，這些都要定人、定崗、定時、定質(zhì)、定量、定性，互相配合，明確職責(zé)，及時檢查，共同完成。明確會展場館的目標(biāo)管理是完善科學(xué)管理制度，創(chuàng)造性地實(shí)現(xiàn)會展場館工作任務(wù)的一項(xiàng)重要措施。

3.2　會展場館的計(jì)劃管理

3.2.1　會展場館計(jì)劃管理的概念和意義

1）會展場館計(jì)劃管理的概念

會展場館計(jì)劃管理就是根據(jù)內(nèi)外環(huán)境條件，用目標(biāo)管理的方法，通過對計(jì)劃的編制、執(zhí)行、控制，確定會展場館的經(jīng)營目標(biāo)，指導(dǎo)經(jīng)營業(yè)務(wù)活動，保證取得良好的效益。計(jì)劃管理有雙重含義：一是指對計(jì)劃編制本身的管理；二是實(shí)施計(jì)劃，用計(jì)劃管理會展場館。計(jì)劃管理是一種管理職能，是從提供編制計(jì)劃依據(jù)到計(jì)劃目標(biāo)最終實(shí)現(xiàn)的全過程中發(fā)揮作用的職能。

2）會展場館計(jì)劃管理的意義

計(jì)劃管理對會展場館的經(jīng)營業(yè)務(wù)活動具有指導(dǎo)、規(guī)范和控制的作用，科學(xué)的計(jì)劃管理是保證會展場館實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的必要條件。

①計(jì)劃管理是會展場館管理的首要職能。對會展場館的管理是通過執(zhí)行管理職能實(shí)現(xiàn)的。在場館各管理職能中，決策和計(jì)劃是管理的首要職能。決策和計(jì)劃為其他管理職能發(fā)揮作用提供了目標(biāo)和綱領(lǐng)。

②計(jì)劃管理是現(xiàn)代會展場館管理的客觀要求。計(jì)劃使管理者全面地思考實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所需要做的或可能遇到的事情是什么，它能幫助管理人員預(yù)測未來，在一定程度上減少未來的不確定因素。即使出現(xiàn)一些不能預(yù)見的事情，也能做到妥善處理。

計(jì)劃將幫助管理者選擇更加有效的經(jīng)營管理方案。在計(jì)劃制訂過程中能發(fā)現(xiàn)、利用更多降低成本、防止浪費(fèi)、提高利潤的機(jī)會，避免盲目、雜亂無序的經(jīng)營管理行為。

計(jì)劃也有利于控制，因?yàn)橛?jì)劃提供了評價(jià)下屬工作狀況和場館經(jīng)營實(shí)績的標(biāo)準(zhǔn)。不實(shí)行計(jì)劃管理，實(shí)際就是危機(jī)管理。

會展場館的業(yè)務(wù)部門眾多，分工越來越細(xì)，每個部門、每項(xiàng)工作都有自身的決策目標(biāo)，客觀上要求有一個總目標(biāo)為各具體部門指明共同努力的方向，要求有一個代表統(tǒng)一意志的綱領(lǐng)來組織、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門的行動，這個目標(biāo)和綱領(lǐng)就是會展場館計(jì)劃。

3.2.2　會展場館各階段計(jì)劃的編制

管理的基本職能是計(jì)劃、組織、指揮、調(diào)節(jié)和控制。會展場館的任何一項(xiàng)管理制度和管理活動，實(shí)質(zhì)上都是執(zhí)行上述五種職能，并通過這五種職能來實(shí)現(xiàn)場館的工作目標(biāo)，達(dá)到提高場館兩個效益的目的。以下就會展場館的計(jì)劃管理進(jìn)行介紹。

計(jì)劃是對未來活動方案的一種說明，它說明未來活動的目標(biāo)以及達(dá)到目標(biāo)的措施、方法和時間。計(jì)劃管理在整個管理職能中處于首要的地位，它是各項(xiàng)管理工作的前提，是管理者對各項(xiàng)工作進(jìn)行指揮、實(shí)行控制的依據(jù)和基礎(chǔ)。會展場館的管理同樣也要把計(jì)劃管理放在第一位，其他各項(xiàng)管理都要圍繞場館計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)來開展。

在會展場館實(shí)際計(jì)劃管理過程中，最常使用和制訂的計(jì)劃為：長期計(jì)劃、年度綜合計(jì)劃和會展活動項(xiàng)目計(jì)劃，這些計(jì)劃組成會展場館的計(jì)劃體系。

會展項(xiàng)目執(zhí)行過程中需要完成哪些工作任務(wù)和工作

會展?fàn)I銷管理是指對會展企業(yè)的經(jīng)營項(xiàng)目和營銷活動進(jìn)行計(jì)劃、組織、執(zhí)行和控制，以便能創(chuàng)造、建立和維持與會展企業(yè)目標(biāo)市場的良好交換關(guān)系，實(shí)現(xiàn)會展企業(yè)目標(biāo)的活動。

會展項(xiàng)目管理的任務(wù)

1.會展人力資源管理

人力資源是會展活動的決定性要素。會展人力資源管理的任務(wù)是通過制定會展人力資源戰(zhàn)略和人才工作計(jì)劃，科學(xué)合理地設(shè)計(jì)會展工作崗位，做好會展人才的招聘、培訓(xùn)、服務(wù)、使用、協(xié)調(diào)等一系列工作，為實(shí)現(xiàn)會展活動的目標(biāo)提供智力和人力保障。

2.會展?fàn)I銷管理

會展?fàn)I銷管理是為達(dá)到會展目標(biāo)而規(guī)劃和實(shí)施會展理念、會展產(chǎn)品定位、會展服務(wù)、價(jià)格和促銷策略的過程，它包括會展市場的分析、會展市場目標(biāo)的選擇、招展招商和招募會員策略的優(yōu)化、營銷過程的控制等環(huán)節(jié)。

3.會展信息管理

會展活動從本質(zhì)上來說是一種信息交流活動。信息是會展活動的起點(diǎn)，也是會展活動的終點(diǎn).會展信息管理的具體任務(wù)是開展會展信息的收集、加工、傳遞、存貯、檢索，為主辦單位領(lǐng)導(dǎo)、與會者、參展者、客商和記者各方面提供及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效的信息。

4.會展服務(wù)管理

會展服務(wù)包羅萬象，會展的成功多半來自一流的服務(wù)。會展服務(wù)的對象是與會者、參展商和觀眾，甚至還包括媒體記者，服務(wù)的內(nèi)容包括為與會者、參展商、觀眾和記者提供旅游、文書、通信、采訪、接待、禮儀、交通、后勤、金融、展臺設(shè)計(jì)與展具制作等各方面。

5.會展財(cái)務(wù)管理

會展作為一種經(jīng)濟(jì)現(xiàn)象和經(jīng)濟(jì)活動，需要一定的資金投入，也會有一定的經(jīng)濟(jì)回報(bào)。會展財(cái)務(wù)管理的任務(wù)就在于編制財(cái)務(wù)預(yù)算、開辟籌資渠道、保證資金到位、實(shí)施財(cái)務(wù)監(jiān)管、降低會展成本、提高會展效益.

6.會展物流管理

會展物流管理以滿足參展商的需求為目標(biāo)，向參展商提供包裝、運(yùn)輸、通關(guān)、搬運(yùn)、倉儲、布展、撤展等一系列的物流服務(wù)，以最低的物流成本達(dá)到參展商所滿意的服務(wù)水平，同時保證會展活動按時順利進(jìn)行。

會展項(xiàng)目管理的過程

所有的節(jié)事和會展都會衍生風(fēng)險(xiǎn)與安全隱患——從節(jié)慶或集會上賓客的過激行為到體育賽事上對生命構(gòu)成威脅的暴亂。由世界知名的顧問、作家、學(xué)者及演說家塔洛博士所撰寫的本書針對各種規(guī)模的會展和節(jié)事活動的特點(diǎn)，全面闡述了如何有效地運(yùn)用具體的技巧和方法來防范和控制各種風(fēng)險(xiǎn)，前瞻性地預(yù)測了21世紀(jì)全球節(jié)事領(lǐng)域面對的挑戰(zhàn)和管理新技術(shù)。

豐富的圖表、數(shù)字及各種場景模擬還使本書成為一本非常使用的基礎(chǔ)訓(xùn)練平冊。

會展項(xiàng)目進(jìn)度管理是對會展項(xiàng)目進(jìn)行什么的管理

淄博國際會展中心選址淄博新經(jīng)開區(qū)核心位置，預(yù)計(jì)打造成為省內(nèi)區(qū)域性會展中心項(xiàng)目，計(jì)劃于2021年10月1日開工，工期730天，2023年5月1日正式使用。

會展項(xiàng)目執(zhí)行過程中需要完成哪些工作任務(wù)?

1.現(xiàn)場次序2.登記現(xiàn)場次序3.消防設(shè)施安全(基本就是維持次序，哪里有矛盾就去哪里)

展會活動執(zhí)行的工作內(nèi)容

會務(wù)，是指公司內(nèi)部的行政或活動策劃等部門，或者第三方會務(wù)會展公司設(shè)置的一個工作職能，主要負(fù)責(zé)公司內(nèi)部或者客戶的會議策劃、組織、執(zhí)行等相關(guān)工作，確保年會、客戶答謝會、家庭日、業(yè)務(wù)總結(jié)會等各類會議的順利召開。

而從事相關(guān)工作的人員，通常也叫作會務(wù)。

那么，具體來說，會務(wù)具體在公司里面負(fù)責(zé)哪些工作呢？

會務(wù)的工作主要有兩大類：

一類是專門的會務(wù)會展、活動策劃類公司，這類公司的主營業(yè)務(wù)就是承辦其它公司、各類組織和單位的展銷會、年會、年度、半年度業(yè)務(wù)總結(jié)大會等各類形式的會議；

另外一類就是企業(yè)的行政部門或者內(nèi)部員工活動策劃等相關(guān)部門，這個部門會有專門的職能和崗位來負(fù)責(zé)公司大大小小所有跟會議相關(guān)的工作。